Poskytování práce na dálku v knihovnách (výsledky výzkumu)

Úvod

Práci na dálku zákoník práce definuje jako „výkon práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnancem, než je pracoviště zaměstnavatele“ (§ 317 zákoníku práce). Pracovat na dálku nemusí znamenat pracovat pouze z domova zaměstnance, pojem home office, který se vžil pro práci na dálku, není přesný. Obecně můžeme říci, že práce na dálku je moderní forma práce, která přináší benefity jak zaměstnanci, tak zaměstnavateli. Zavádění práce na dálku v knihovnách je celkově v souladu s obecnými trendy na pracovním trhu. Práce na dálku nabízí výhody, jako je flexibilita, zvýšená produktivita a inkluzivnější pracovní prostředí.

Výhodná je zejména pro některé skupiny zaměstnanců, jako jsou matky s menšími dětmi, pečující o závislou osobu, osoby s různými omezeními apod. Ze spokojenějších a výkonnějších zaměstnanců pak samozřejmě může těžit i zaměstnavatel.

I když práce na dálku nabízí řadu výhod, je nezbytné si uvědomit potenciální výzvy a najít strategie, jak je řešit. Efektivní komunikace, nástroje pro spolupráci a jasně formulované požadavky a očekávání jsou zásadní pro to, aby bylo fungování práce na dálku úspěšné.

Je potřeba také zmínit, že ne všechny práce je možné vykonávat na dálku, a to samozřejmě i v případě knihoven, na něž je v tomto článku cíleno.

Práce na dálku se v knihovnách ve větším rozsahu, stejně jako v dalších oborech a odvětvích, objevila s příchodem pandemie Covid-19 v roce 2020. Od té doby je termín práce na dálku skloňován poměrně často na nejrůznějších úrovních. Kritizována byla především vágní úprava práce na dálku v zákoníku práce. Bohužel ani jeho novelizace na podzim 2023 nepřinesla mnoho změn. Formy a podmínky poskytování práce na dálku tak stále zůstávají především na dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

To bylo také jedním z důvodů, proč se téma práce na dálku v knihovnách stalo jedním ze tří klíčových témat, které si vzala za úkol řešit platforma pro knihovnictví v projektu s názvem „Posílení úrovně sociálního dialogu v odvětvích a podpora adaptace odvětví na změny“. Dalšími řešenými tématy v dalších pracovních skupinách jsou digitální kompetence pracovníků knihoven a ergonomie pracoviště. Hlavním realizátorem projektu je Konfederace zaměstnavatelských a podnikatelských svazů a je financován z Evropského sociálního fondu. Za platformu knihovnictví je do projektu zapojen Svaz knihovníků a informačních pracovníků ČR se svým sociálním partnerem, jímž je Odborový svaz pracovníků knihoven.

Na řešení problematiky práce na dálku se podílí pracovní skupina sestavená z odborníků z řad knihovníků, pracovníků odborových organizací a právníků. Cílem pracovní skupiny bylo nejprve prostřednictvím průzkumu shromáždit informace a zkušenosti, které mají s poskytováním práce na dálku zaměstnanci knihoven a jejich zaměstnavatelé.

V rámci činnosti pracovní skupiny bylo rozhodnuto, že budou vytvořeny dotazníky dva – jeden bude určen zaměstnancům knihoven a druhý zaměstnavatelům, tzn. vedoucím a ředitelům knihoven. Každá z těchto skupin má jiné zkušenosti a očekávání od této formy práce a tyto rozdíly bylo důležité zachytit. Průzkumy proběhly v období červen–srpen 2023.

Dotazník pro zaměstnavatele

Účastníci průzkumu

Tabulka 1 – počet respondentů podle typu knihovny

Průzkumu se zúčastnilo 264 vedoucích a ředitelů/ředitelek knihoven, a to především veřejných městských a obecních knihoven (79 %), všech krajských knihoven, včetně Národní knihovny ČR, a 15 % tvořily knihovny jiných sítí (viz Tabulka 1). Do průzkumu se zapojily častěji knihovny v menších obcích a městech s menším počtem zaměstnanců, viz Tabulka 2.

Přes 50 % respondentů představují knihovny v obcích a městech do 10 tis. obyvatel a téměř polovinu tvoří knihovny do 4 zaměstnanců. Jednu pětinu představují knihovny s jedním zaměstnancem, což jsou knihovny v malých obcích se základní pracovní agendou zaměřenou především na výpůjční a informační služby, ve kterých je možnost pracovat na dálku velmi omezená. Velikost knihoven, jež se zúčastnily průzkumu, byl významným faktorem, který ovlivnil celkové výsledky průzkumu.

Tabulka 2 – respondenti podle velikosti obce a počtu zaměstnanců knihovny

Poskytování práce na dálku

Co se týče odpovědí na základní otázku „Poskytujete svým zaměstnancům možnost pracovat na dálku?“, odpověděla pouze třetina knihoven (86) kladně, 67 % knihoven práci na dálku neumožňuje, viz Graf 1. Většina knihoven (70 %) začala práci na dálku poskytovat během pandemie Covid-19. Důvody neposkytování práce na dálku pak jasněji vyplynou z dalších odpovědí respondentů.

Největší překážkou v poskytování práce na dálku je náplň práce na jednotlivých pozicích v knihovně. Pracovníci ve službách a obzvláště pracovníci ve správě fondu většinou nemají alternativní náplň práce, která by jim umožňovala pracovat na dálku. Výjimečně je to možné ve větších knihovnách, ve kterých bývá pracovní agenda širší a vyžaduje například vypracování různých dokumentů apod.

Nejčastěji je práce na dálku umožněna pracovníkům na pozici vedoucí (63 %), katalogizátorům (55 %) a pracovníkům v administrativě (51 %). Naopak nejméně pracují na dálku pracovníci ve službách (20 %) a pracovníci ve správě fondu (19 %).

Tento rozpor v možnostech poskytování práce na dálku jednotlivým pozicím byl nejčastěji zmiňován v komentářích a označován jako největší překážka pro větší rozšíření tohoto typu práce v knihovnách. I ve větších knihovnách často zaměstnavatelé přistoupí k tomu, že z těchto důvodů neumožní pracovat na dálku raději nikomu, aby předešly napjatým vztahům na pracovišti. Případně pak povolují práci na dálku jen v individuálních případech, například ze zdravotních důvodů apod.

Předpisy upravující práci na dálku v knihovnách

Téměř polovina knihoven (47 %) nemá v knihovně vnitřní předpis, který by hromadně upravoval podmínky poskytování práce na dálku. Podobná část knihoven (44 %) neuzavírá se zaměstnancem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku, viz Grafy 2 a 3. Jelikož v novele Zákoníků práce je nově uvedena nutnost uzavřít písemnou dohodu o práci na dálku mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, bude nutné tuto praxi změnit a vytvořit pro knihovny vzorové dokumenty.

Kontrola a další podmínky práce na dálku

Nadpoloviční část knihoven (55 %) uvádí, že její zaměstnanci mají povinnost vyplňovat výkaz práce, pokud pracují na dálku, ve 45 % knihoven tato povinnost není. Dalších 33 % knihoven provozuje také jiné formy kontroly zaměstnance. Nejčastěji se jedná o kontrolu provedení stanovených úkolů, např. vyhotovených rešerší, počtu katalogizačních nebo akvizičních záznamů apod. Jako další formy kontroly uvedly knihovny například evidenci přístupů do knihovních systémů nebo e-mailovou komunikaci, viz Grafy 4 a 5.

Kontrola práce zaměstnanců je zcela legitimním nástrojem zaměstnavatele a může předejít různým nepříjemným situacím a přispět k nalezení vyhovujícího modelu pro práci na dálku.

Poskytování náhrad a vybavení

Zákoník práce zmiňuje možnost placení náhrad zaměstnanci za práci na dálku (náklady za elektřinu, vytápění atd.), záleží však pouze na dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, zda budou náhrady propláceny. Pouze 11 knihoven uvedlo, že platí zaměstnancům náhrady za práci na dálku, a to formou paušálu, jedná se především o krajské a větší městské knihovny.

Nějaký typ vybavení pro práci na dálku poskytuje svým zaměstnancům 72 % knihoven, nejčastěji se jedná o počítač nebo telefon, v menší míře pak například tiskárnu nebo skener.

Hodnocení výkonnosti zaměstnanců při práci na dálku

Téměř polovina knihoven (48 %) se přiklání k názoru, že výkonnost pracovníků pracujících na dálku je zcela individuální a nelze hodnocení zobecnit. Další téměř polovina knihoven (44 %) uvádí, že výkonnost je stejná v případě práce z domova i při práci na pracovišti zaměstnavatele. Jen malé množství knihoven hodnotí výkonnost při práci na dálku jako výrazně lepší nebo horší (5 % v obou případech), viz Graf 6.

Celková spokojenost s prací na dálku zaměstnanců u zaměstnavatelů převažuje – velmi spokojeno je 26 % knihoven a spíše spokojeno 66 %, což celkově tvoří většinu knihoven. Jen 8 % knihoven uvedlo, že je spíše nespokojeno. Je evidentní, že v knihovnách, které přistoupily k poskytování práce na dálku svým zaměstnancům, se jedná o funkční alternativu. Zavedení smysluplné kontroly také přispívá k funkčnosti této formy práce v knihovně.

Limity a bariéry

Jak již bylo zmíněno, jako nejčastější problém při poskytování práce na dálku byla uváděna povaha práce, která neumožňuje tento typ práce vykonávat. Je zcela logické, že výrazným limitem pro práci na dálku je práce v přímých službách uživatelům knihovny či fyzická práce s fondem. To uvedly především knihovny, jež práci na dálku celkově neumožňují (87 %), ale také knihovny, které ji umožňují (67 %). Další problematickou oblastí je již zmiňovaná kontrola vykonané práce. To častěji uvádí knihovny, které zavedly práci na dálku (40 %) a které se s tím prakticky potýkají. Knihovny, které práci na dálku neumožňují, v tomto nevidí zásadní problém (20 %). Jako další limity práce na dálku bylo zmiňováno nedostatečné právní ukotvení, kybernetická bezpečnost nebo ztížení přístupu do interních zdrojů, viz Tabulka 3. V komentářích pak zaměstnavatelé také často uváděli nedořešenou problematiku BOZP při práci na dálku.

Tabulka 3 – limity a bariéry při poskytování práce na dálku

Výhody a budoucnost práce na dálku

Z Tabulky 4 jasně vyplývá, že hlavní výhody práce na dálku jsou spatřovány na straně zaměstnanců. Téměř většina knihoven uvedla, že největším benefitem je slaďování soukromého a pracovního života (88 %) a větší spokojenost zaměstnanců (80 %). Naopak výhody, jež může práce na dálku přinášet zaměstnavateli, například snížení nákladů na provoz, uvedla necelá třetina knihoven (29 %). Přínos ve smyslu menší fluktuace zaměstnanců uvedlo 27 % knihoven a posílení atraktivity knihovny na trhu práce uvedla necelá čtvrtina knihoven (24 %).

Tabulka 4 – výhody práce na dálku

Jak vidí knihovny budoucnost práce na dálku ve své instituci? Z Grafu 8 je evidentní, že většina knihoven, která zatím neumožňuje práci na dálku, její zavedení v budoucnu ani neplánuje. Pouze 13 % knihoven uvádí, že zavedení práce na dálku v budoucnu předpokládá.

Dotazník pro zaměstnance

Účastníci průzkumu

Průzkumu určeného zaměstnancům knihoven se zúčastnilo 786 respondentů, především z městských a obecních knihoven (39 %) a krajských knihoven (35 %). Z ostatních typů knihoven byly nejvíce zastoupeny vysokoškolské knihovny (9 % respondentů) a jiné specializované knihoven (8 %), viz Tabulka 5.

Na rozdíl od průzkumu určeného zaměstnavatelům, v němž byly více zastoupeny menší veřejné knihovny, v tomto průzkumu převažovali zaměstnanci větších knihoven. Téměř 70 % respondentů pracuje v knihovnách s více než 50 zaměstnanci.

Tabulka 5 – typ knihovny, ve které zaměstnanec pracuje

Nejčastěji se průzkumu účastnili zaměstnanci na pozicích knihovník ve službách (22 %), pracovníci na vedoucí pozici a katalogizátoři. Do kategorie „jiná pozice“ patřili nejčastěji pracovníci v PR odděleních, učící knihovníci či projektoví pracovníci, celkově jich v průzkumu bylo 15 %.

Tabulka 6 – pozice, na které respondenti v knihovně pracují

Možnost práce na dálku

Možnost pracovat na dálku má 60 % zaměstnanců, ne všichni ji ale využívají, viz Grafy 9 a 10. Část zaměstnanců (15 %) nemá zájem pracovat na dálku, dalších 8 % tvrdí, že pracovat na dálku jim neumožňuje jejich vedoucí. Celkově tak práci na dálku využívá 364 zaměstnanců z celkových 876 účastníků průzkumu a z těch, co mají možnost využívat práci na dálku, je to 77 %.

Vybavení

Možnost získat od zaměstnavatele vybavení pro práci na dálku uvádí 70 % respondentů, z těch, kteří práci na dálku využívají. Tato skupina pak nejčastěji využívá pracovní notebook (98 %), v menší míře pak telefon (38 %). Jen velmi malý počet respondentů má k dispozici tiskárnu nebo skener. Jako jiné vybavení uváděli respondenti například internetové připojení, tablet a další.

Hodnocení práce na dálku zaměstnanci

Respondenti dostali za úkol zhodnotit různé aspekty ovlivňující výkon práce na dálku. Zaměstnanci oceňují především možnost samostatné organizace práce a výrazně lepšího soustředění při práci než na pracovišti. Lépe také hodnotí svou výkonnost a motivaci. Naopak hůře hodnotí technické vybavení, které mají k dispozici při práci na dálku a možnost komunikace s kolegy, viz Graf 11. 

Limity a bariéry práce na dálku

Největší omezení při práci na dálku je pro zaměstnance ztížený přístup do interních zdrojů (35 %). S tím souvisí také horší technické a technologické vybavení (27 %), které mají k dispozici doma nebo na jiném místě, z něhož pracují. Také zaměstnanci hodnotí jako zásadní problém náplň a povahu práce (32 %), která nemusí umožňovat práci na dálku. To podle nich může ovlivnit celkové vztahy na pracovišti, jelikož zaměstnanci ve službách nebo ve správě fondu nemají možnost práce na dálku, a mohou se tím pádem cítit částečně diskriminovaní. Dalším problémem, jejž přináší práce na dálku, může být určité rozptýlení pozornosti a rušivé vlivy například v domácím prostředí, to pociťuje 26 % respondentů. Naopak vůbec žádné limity a omezení nezažívá celá čtvrtina respondentů. Další faktory, jako jsou zvýšené náklady v domácnosti, administrativní náročnost nebo kybernetická bezpečnost a nedostatečné digitální kompetence, uváděli respondenti v menší míře. Mezi jinými omezeními se objevila například absence vhodného pracovního koutu v domácnosti, případně malá flexibilita zaměstnavatele při schvalování práce na dálku apod.

Tabulka 7 – limity práce na dálku podle zaměstnanců

Výhody práce na dálku

Z Tabulky 8 je patrné, že zaměstnanci vnímají práci na dálku jako velký benefit. Oceňují především to, že mají možnost pracovat na dálku při různých omezeních (85 %), které by jinak znamenaly nutnost pracovní absence. Především pro rodiče malých dětí, pečujících osob nebo v případě lehčích zdravotních indispozic je tato forma práce velmi vítaná. Dalším oceňovaným přínosem je úspora času a nákladů, které jsou spojeny například s delším dojížděním do práce (76 %). Přínos v podobě lepšího sladění pracovního a soukromého života pociťuje 71 % respondentů. Také faktory, jako je větší klid na práci, možnost samostatné organizace práce a zvýšená produktivita práce, byly vysoce pozitivně hodnoceny.

Tabulka 8 – výhody práce na dálku

Budoucnost práce na dálku podle zaměstnanců

Dále byl v průzkumu zjišťován názor zaměstnanců na budoucnost práce na dálku v jejich instituci (Graf 12). Největší část respondentů (34 %) je pro zachování rozsahu a podmínek práce na dálku ve stavu, v jakém ji nyní jejich zaměstnavatel poskytuje. Celá čtvrtina respondentů by možnosti práce na dálku rozšířila a dalších 22 % by možnosti práce na dálku v jejich instituci rozšířila výrazně. Jelikož na tuto otázku odpovídali všichni respondenti, tedy i ti, jejichž zaměstnavatel práci na dálku neumožňuje, 18 % respondentů uvedlo, že by ve své instituci možnost práce na dálku zavedlo. Zrušení a omezení práce na dálku neuvedl jako možnost téměř žádný respondent.

Závěry

Průzkumy poskytly odpovědi na řadu otázek, týkajících se práce na dálku v knihovnách. Přinesly pohledy na tento typ práce z pohledu zaměstnavatelů a zaměstnanců. Důležitým zjištěním byl především fakt, že poskytování práce na dálku není v knihovnách běžná praxe a umožňuje ji jen jedna třetina zaměstnavatelů. Tuto skutečnost ovlivňuje celá řada faktorů, Nejčastěji knihovny uváděly následující důvody:

• Práce na dálku není pro knihovny vhodná z důvodu charakteru jejich činnosti. Práce ve službách a s fondem vyžaduje přítomnost na pracovišti.

• Nemožnost zabezpečit pracoviště zaměstnance v souladu s požadavky BOZP.

• Obavy z nutnosti platit zaměstnanci náhrady za práci z domova.

• Zatěžující administrativa spojená se zavedením práce na dálku.

• Nutnost kontroly práce na dálku, která může být pro zaměstnavatele problematická.

• Zajištění přístupu zaměstnanců do interních zdrojů knihovny.

Některé z těchto obav a zdánlivých překážek je možné zaměstnavatelům vysvětlit a podložit relevantními informacemi. To bude také cílem pracovní skupiny. Na straně zaměstnavatelů bude důležité se především soustředit na vypracování vzorových dokumentů, jelikož bylo zjištěno, že přibližně polovina respondentů nemá vnitřní předpis upravující práci na dálku, ani neuzavírá dohody o práci na dálku se zaměstnanci. Sjednání dohody o výkonu práce na dálku mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem bude podle nové novely zákoníku práce povinností.

Na straně zaměstnanců se potvrdilo, že práce na dálku je pro ně velkým benefitem a vítanou formou práce, která jim umožňuje lépe skloubit pracovní a osobní život. Práce na dálku přináší zaměstnancům možnost samostatné organizace práce, lepší soustředěnost, celkovou spokojenost a tím zvýšenou produktivitu práce. Určitě platí, že práce na dálku není pro všechny zaměstnance a kontrola výkonu práce na dálku je důležitým prvkem k jejímu zavedení v instituci. Z výzkumu také vyplynulo, že zdaleka ne všichni zaměstnanci, kteří mají možnost pracovat na dálku, tuto možnost využívají. Práce na dálku může přinášet i některá úskalí. Chybějící kontakt s kolegy a prolínání osobního a pracovního života při práci z domova může narušit nejen samotný výkon práce, ale v důsledku i duševní pohodu zaměstnance. Je důležité, aby zaměstnanci dodržovali správné zásady pro práci na dálku a kombinovali práci na dálku s prací na pracovišti zaměstnavatele.

Výsledky průzkumu budou dále analyzovány v rámci pracovní skupiny, která problematiku práce na dálku v knihovnách řeší. Touto analýzou bude zmapován současný stav poskytování práce na dálku v knihovnách ČR. Analýza by měla poskytnout podklady pro další postup při řešení této klíčové aktivity. Cílem je poskytnout knihovnám kompletní informace, doporučení a vzorové materiály potřebné pro zavedení práce na dálku v knihovně, jako je vzorový vnitřní předpis upravující práci na dálku, vzorovou dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, vzor ujednání o práci na dálku v kolektivní smlouvě, shrnutí problematiky BOZP, analýza vhodnosti výhod a nevýhod práce na dálku pro jednotlivé pozice a některé další.